Pärast avaliku sektori asutustele e-arvete esitamise kohustuse kehtestamise jõustumist 01. juulil 2019 on hüppeliselt kasvanud arvete koostamise ja saatmise portaalide kaudu e-arvete esitamine. Tuhanded mikro- ja väikeettevõtted, kes seni on igati vastu puigelnud e-arve teemale, on üleöö muutunud täiesti e-arve-sõbralikeks. Aga kas see on armastuse-vihkamise suhe? Pigem on emotsioone kütnud kohustus kui selline. Iga riigipoolne nõudmine mõjub nagu punane rätt härjale. Samas soovime me kõik oma teenuste-toodete eest raha ikkagi kätte saada ning need, kellel on vaid paar arvet kuus vaja avalikule sektorile esitada, saavad vihaselt nohisedes mõnes arveportaalis asjad aetud.
Pildil: Margus Tammeraja
Eesti Raamatupidajate Kogu juhatuse esimees
Kes kehtestas PDF-arvete saatmise kohustuse?
Vaadates meie praeguse vabariigi aegseid arenguid, siis toimus üleminek paberarvetelt e-kirjaga saadetavatele arvetele (valdavalt PDF-vormingus fail) ilma igasuguse seadusemuudatuse ning kohustuse kehtestamiseta. Lihtsalt oli füüsiliselt käega katsutav kuivõrd tülikas (ja kulukas) on paberarve võtmine printerist, selle ümbrikkusse toppimine, margi lakkumine ja postkasti viimine. Ja vastuvõtjal kirjade sorteerimine, arve ümbrikust leidmine ning kinnitajatelt allkirja mangumine sellel paberarvele, mis siis tähtsa algdokumendina aastateks riiulil olevatesse kaustasse tolmama jäi.
Kui paljud meist veel paberarve saatmise tunnet mäletavad? Loomulikult väga vähesed, sest oleme e-posti jäägitult omaks võtnud ja harjunud ka e-kirjadega kaasas käivate nuhtlustega. Lõputu rämpsposti voog tähendab, et paljudel raamatupidajatel on nn hommikurutiiniks tuhnida virtuaalses prügikorvis, sest sealt võib üsna tõenäoliselt leida üles mõne arve... Professionaalidena me ignoreerime automaatselt lisaks Nigeeria printsi e-kirjadele ka „ülemuste“ palveid teha äkiline ülekanne (millest mõnel juhul on isegi juures autentsena näiv PDF-arve). Praktikutena teame, et PDF-arve käsitlemine vastuvõtval poolel on, veider küll, kulukam võrreldes paberarvega (eriti neil, kes veel tänase päevani prindib ise arve paberile...).
Kui nüüd hästi meenutada, siis hakkasid mõned suuremad ja seejärel väiksemad arvete vastuvõtjad e-kirja PDF-arvega ise nõudma, ähvardades vastasel korral maksmisest keelduda. Seega nagu oli omaalgatuslik kohustuse kehtestamine. Selle peale muutis enamus majandustarkvara arendajaid e-kirjaga PDF-arve saatmise ülilihtsaks ja see on muutunud de facto standardiks kõikidele majandustarkvara kasutajatele. Enamik PDF-arvete vastuvõtjaid ei kasuta paraku digiteerimislahendusi nagu suurtes ettevõtetes ning tuhanded raamatupidajad ja oma raamatupidamist ise tegevad ettevõtjad toksivad nagu väikesed rähnid PDF-idelt vajalikke andmeid oma raamatupidamislahendusse või ülekandeks netipanka. See on paljude jaoks kujunenud mõnes mõttes mõnusaks rutiiniks (konkreetne lihtne töö, selge tulemusega), mida võetakse elu loomuliku osana. Ja nüüd äkki mingi e-arvete jama.
Teeme e-arvete saatmise oma heaks harjumuseks
E-arve saatmine on sama lihtne ja loomulik nagu seni on olnud PDF-i e-postitamine vähemasti levinumates raamatupidamisprogrammides (ja on rida arveportaale neile, kellel tarkvara ei ole). Saatjana mõtled nii: kui ma juba mõnele asutusele saadan e-arveid, tahaksin seda saata ju kõigile oma klientidele ning seda adressaadilt nõuda. Kellel ei ole võimalik e-arveid vastu võtta, saab selle tegelikult üsna kergesti korraldada (eriti, kui kasutatakse mõnda raamatupidamistarkvara, millest enamus on e-arvete vastuvõtu teinud lihtsamaks kui PDF-i sisestamise). Loomulikult võiks riik siin tulla appi ja e-arved muuta kohustuslikuks ka erasektoris.
Arvete vastuvõtjatena on meil kõigil võimalus e-arve kohustusele viidates nõuda KÕIGILT oma tarnijatelt e-arvete saatmist juba ainuüksi oma töö lihtsustamiseks. Kui mõlemad osapooled on järjekindlad oma nõudmistes, siis levib ja juurdub e-arve saatmise-vastuvõtmise harjumus täpselt samamoodi nagu PDF-arvete saatmine e-postiga. Ühel heal päeval aastal 2029 paneb asjaosalisi imestama, et kunagi e-postiga arveid saadeti täpselt sama moodi nagu täna suhtume paberarvetega jamamisse eelmisel sajandil.
Kuidas alustada ja edasi minna?
Eesti Raamatupidajate Kogu on kõigi osapoolte muret kuulda võtnud ja korraldab 24. oktoobril 2019 kõige PÕHJALIKUMA e-arvete konverentsi Eestis. Kohal on praktikud-raamatupidajad ja ettevõtjad, kes räägivad oma kogemustest e-arvete lahingutes ning tõime teie jaoks platsi ka KÕIK olulised e-arvete teenuste pakkujad. Konverentsilt saadud teadmised ja leitud teile sobivaimad lahendused annavad teile kindlustunde e-arvete üleminekuaastad edukalt läbida, et saaksite juba 2020 nautida e-arvetest saadavat kasu. Ole kohal ja registreeru juba TÄNA, SIIN JA PRAEGU.
