Mida peaks iga raamatupidaja ja ka ettevõtte juht teadma e-arvetest ja tšekkidest?
Septembri lõpus toimus Eesti Raamatupidajate Kogu eestvedamisel veebipõhiste majandustarkvarade infopäev, millel keskenduti raamatupidamisteenuse pakkujate konkreetsetele muredele ja nende lahendamisele kaasaegsete veebipõhiste majandustarkvaralahenduste abil. Ühe probleemkohana arutleti ostuarvete ja kviitungite ning lahenduste üle, mida antud valdkonnas pakutakse, ehk kas tšekk erineb tavalisest ostuarvest ning kuidas on kõige mugavam tšekid raamatupidamistarkvarasse saada.
Millistele nõuetele peab tšekk vastama ja kui palju kulub raamatupidajal aega tšekkide läbitöötamisele?
Keskmisest suuremas Eesti ettevõttes esitatakse kuus paarsada kuludokumenti. Need kõik tuleb ükshaaval läbi käia, alustades sellest, kas esitatud kuludokument on ikka raamatupidamisse sobiv. Näiteks, kas õhtusöögi eest esitataval tšekil on kirjas, millise kliendiga õhtustati, ja veel enam, on see ikka ettevõtlusega seotud kulu? Kes kulu eest maksis ja millega? Raamatupidaja on justkui eradetektiiv, kes kulutab oma väärtuslikku ja kallist tööaega otsimaks vastuseid sellistele küsimustele. Kõigele lisaks kiputakse tooma kuludokumendid raamatupidajale viimasel hetkel, vahetult enne aruande esitamise tähtaega.
Konverentsil pakuti välja mõistlikumaid lahendusi kuludokumentide halduseks, arutelus osalesid Anti Stranberg (SmartAccounts), Jaanus Reismaa (SimplBooks), Kaja Kert (Merit Aktiva), Taavi Hõbejõgi (Erply Books), Egon Leego (Directo) ning Aleksandr Beloussov (E-arveldaja).
E-arvete liigid
Kas e-arve ja e-tšeki vahel on üldse erisust? Raamatupidamise algdokumentide vormistust reguleerib raamatupidamis- ja käibemaksuseadus. Sealhulgas ei ole käibemaksuseaduses ega ka mujal defineeritud sellist asja nagu tšekk. Sisuliselt on nii e-kviitung e-tšekk või mõne muu nimetuse alla koonduv e-arve kõik üks ja see sama ostuarve.
Taavi Hõbejõgi Erply Booksist kommenteerib: “E-arve on sisuliselt lihtsam viis raamatupidamiskande tegemise jaoks. Lõpp-produkt on ikkagi ostuarve süsteemis, mille peab tasuma. Turul on nelja liiki ostuarveid, järjestan need vastavalt paremusele: e-arve, PDF, pilt ja siis muu viis (näiteks Microsoft Word). Viimasel kujul saadud arved võiks kohe tagasi saata.”
Kas tšeki pildistamine on lubatud?
Rahandusministeeriumi esindajad on igal digiraamatupidamise teemalisel esinemisel rõhutanud, et Eestis on digitaalne raamatupidamine lubatud ning tšekist digitaalse koopia tegemise järel võib paberi ära hävitada. Siiski, enne tšeki pildistamist tuleb sellele märkida arve saaja nimi ja registrikood, muidu ei saa tõendada, et selle tšeki sai just see ettevõte ning et seda ei esitatud mitmesse erinevasse ettevõttesse kuludokumendiks. Lisaks pole algdokumendi säilitamisel tšekipaberil erilist mõtet, kuna juba mõne aasta pärast ei ole tšekk enam loetav.
Aleksandr Beloussov RIK-st eelistab kõikidelt oma hankijatelt e-arvete saamist. Ka tema usub, et tulevik on lihtsam kui praegu: arendatakse välja tehnoloogiad, mis loevad paberilt kõik vajalikud andmed välja.
Egon Leego Directost soovitab oma klientidel mitte koguda tšekke kilekotti kokku, vaid võtta taskust telefon ja teha tšekist pilt, mille saab otse Directosse saata. Sedasi käitudes saab raamatupidaja tšekid kätte jooksvalt, mitte kuu lõpus, mis vähendab ka seda depressiivset tšekikuhja. Lisaks on Directo liidestatud tšekiäpiga Tsekk.ee ning samuti liitusid nad esimestena Omniva teenusega E-kviitung.
Kaja Kert Merit raamatupidamistarkvarast räägib, et Merit kasutab ise Tsekk.ee teenust: tšekile kirjutatakse peale saaja andmed, see pildistatakse üles ning andmed tulevad automaatselt programmi kinnitamata arvete alla. Vastavad isikud kinnitavad selle dokumendi ära ning kinnitamine on võrdsustatud digitaalse allkirjaga. Kinnitamine on vajalik, kuna see tõendab dokumendi õigsust. Kõik algdokumendid säilivad Merit Aktivas olevate kannete küljes.
Ettevõtete valmisolekust digitaalsete teenuste kasutamise kohta toob Kaja Kert näite: Merit saatis kõikidele oma klientidele üleskutse hakata tšekkide edastamiseks kasutama Tsekk.ee teenust. Selle kirja peale suurenes Tsekk.ee klientide arv pea kolm korda. Sellest saab järeldada, et huvi innovatiivsete digilahenduste vastu on suur.
Kuidas hetkel vahetatakse e-arveid?
Aleksandr Beloussov RIKist teab, et Eestis on 190 000 aruandluskohuslast ettevõtet. Nendest 4000 ja veidi enam on valmis võtma vastu e-arveid (andmed pärinevad e-äriregistrist, mis saab infot e-arvete operaatoritelt). Lisaks riiklikule süsteemile on paljud raamatupidamistarkvarad üles ehitanud enda lahendused e-arvete vahetamiseks: Merit kasutab Creditinfo ja Omniva teenust arvete edastamiseks, seega on kõigil võimalik teenust kasutada. Ka need, kes kasutavad Fiteki teenust, saavad oma andmed ilusti edastatud, kuna Omniva ja Fitek oskavad omavahel arveid vahetada.
Erply Booksi jaoks ei ole e-arvete puhul vahet, kas see jõuab kohale läbi operaatori või tarkvara. Erply Booksis on selleks otstarbeks igal ettevõttel oma ostuarvete postkast, mis automaatselt arve sisse võtab. Sellele saab määrata reegleid, mis suudavad arvet kohe töödelda, näiteks PDF-il olevad arved suudab süsteem 70% ulatuses sisse lugeda. Tänu sellele on teatud enamlevinud hankijate arveid võimalik ka automatiseerida. Loomulikult võimaldab Erply Books oma klientidel ka operaatorite kaudu e-arveid saata, kuid lepingud peab klient ise sõlmima. Siiski eelistab Erply Books pakkuda oma kliendile ägedat lahendust: automatiseerida oma ostuarved ära e-arvete näol, mida kõige lihtsam on teha ostuarvete postkasti ja Tsekk.ee abil.
Ka Directol on olemas PDF-tuvastus juba 2 aastat ning arveid on võimalik saata otse programmi. Kuigi on olemas ka e-arvete võimalus, eelistavad paljud kliendid siiski saata PDF-dokumente ning töödelda neid olemasolevate vahenditega.
SmartAccountsil on tšekiäpp, millega arveid programmi saata, kuid e-posti võimalust neil ei ole.
Simplebooksil postkastiteenust pakkuda ei ole, kuid e-arveid on võimalik importida programmi, need ei pea tulema läbi operaatori.
Miks on operaatorteenus vajalik ja miks kõik seda ei kasuta?
Operaatorteenus e-arvete vahendamiseks on vajalik, sest vastasel korral peaks iga tarkvara tegema integratsioonid teiste tarkvaradega ning sellisel juhul tuleks teha väga palju arendustööd. Läbi operaatorite on see oluliselt lihtsam.
Egon Leego Directost: “Lõppklient ise ei peaks operaatoritega lepingut sõlmima, st tarkvara pakkuja kaudu peaks olema operaatorlepingud sõlmitud ning klient vajutab lihtsalt tarkvaras nuppu, et soovib teenust kasutama hakata. Juba praegu on kliendid kurtnud, et nemad ei soovi lepingute sõlmimisega tegeleda, see toob neile kaasa järjekordse lisatasu.”
Ka Jaanus Reismaa Simplebooksist toob välja asjaolu, et kui väiksemad ettevõtted peavad probleemiks operaatorteenuse kasutamise juures selle hinda, siis raamatupidamisteenust pakkuvad ettevõtted tihtipeale ei oska kliendile põhjendada tarkvara kasutamise teenuse hinda. Lõppklient ei ole valmis rohkem maksma, ei operaatorile teenuse eest ega tarkvarale sarnase teenuse eest, samuti mitte tükihinda iga e-arve pealt, kuna PDF-arve saatmine on tasuta.
Kaja Kert Meritist kommenteerib: “Ükski meie klient ei maksma ei e-arve saatmise või vastuvõtmise eest, kõik kulud katab Merit.”
Juturingi kokkuvõtteks võib öelda, et e-arved ja e-tšekid pole enam tulevik, vaid juba praegu olemasolev teenus, kogu tehnoloogia on olemas. Pigem on probleemiks hirm teenuste kasutuselevõtu ees. Ehk oleks vaja teha suuremat seletustööd, et ettevõtete juhid ja raamatupidajad mõistaksid paremini, et e-teenuste kasutamine ka väikese tasu eest säästavad tegelikkuses nii ettevõtte aega kui raha, kuna väheneb märkimisväärselt andmesisestustöö maht, mis praegusel hetkel moodustab raamatupidaja tööst väga suure osa (olenevalt raamatupidajast 60-90% ajast). E-teenuste kasutuselevõtuga jääks raamatupidajale rohkem aega tegeleda sellega, mis on tegelikult tema roll: olla ettevõtte finantsnõustaja.
Info pärineb Eesti Raamatupidajate Kogu veebipõhiste majandustarkvarade infopäevalt.
Autor: Viivika Lumberg
W.Finance OÜ
